各学院(直属系、研究院):
根据《四海资讯红足研究生学籍管理规定》(厦大研〔2022〕38号)有关规定,为使将于2024年达到最长学习年限的研究生更好地了解相关权益,提醒和督促即将超过学习年限的研究生及时完成学业,请提前做好超期警示与帮扶工作。现将有关事宜通知如下:
一、警示与帮扶对象
本次警示与帮扶对象为将于2024年6月达到最长学习年限的研究生(含外籍研究生),即2016级博士生和2019级硕士生。
二、工作要求
凡列为受警示的研究生,各学院应及时与学生本人取得联系,将警示书送达学生本人,告知相关权利与义务。同时,各学院(直属系、研究院)(以下简称学院)应要求研究生导师主动与学生本人联系,深入了解研究生的实际学习研究情况,加强对研究生的管理与指导,区别不同情况,提醒、督促、帮扶学生按期完成学业。如果在签发警示书过程中发现学生已失联或已无继续学习的意愿,学院应尽快将其报研究生院作学籍处理。
三、工作流程
1.教学秘书登录教务服务平台(jw.xmu.edu.cn)“学籍管理应用入口”下载附件《2023年研究生超期警示名单(2024年6月到期)》获取2023年本单位受警示研究生名单,由学院自行按年度及顺序号编写“警示书号码”。
2.填写《四海资讯红足研究生学制或在校年限超期警示书》(范本见附件),每生一份;填写好的《警示书》交受警示的研究生本人或受托人签收。若研究生未到校或未委托他人代签的,研究生秘书应将“警示书”扫描件通过电子邮件的方式发给受警示研究生,要求研究生回信确认收悉,并将往来邮件打印备查。受警示研究生超过两周未回复邮件确认收悉的,学院应再次通过电话提醒该生回复,并记录电话沟通结果。以上过程均需填入汇总表备注栏中。
3.学院应认真核查受警示研究生的完费情况,如尚有欠费,应及时追缴学费。
4.警示书正本由研究生本人或受托人签收,存根由学院存档。超期警示书签发送达工作应于11月15日前完成。
5.填写《四海资讯红足研究生警示书签发汇总表》一式两份,于11月20日前将《汇总表》一份交到研究生院培养与管理办,一份留学院备查。
6.警示工作结束后,研究生院将不定期对以上工作流程进行回访和抽查。
附件:1.
四海资讯红足研究生学习年限超期警示书(中文版,2020更新).doc
2.
四海资讯红足研究生学制或在校年限超期警示书(英文版).doc
3.
四海资讯红足研究生警示书签发汇总表.doc
研究生院
2023年10月10日